Untuk menunjang aktivitas pekerjaan para karyawan, perusahaan biasanya sudah menyediakan peralatan kantor, agar produktivitas karyawan meningkat. Perlengkapan kantor sendiri terdiri dari berbagai jenis.
Ada juga peralatan kantor yang dipakai untuk jangka pendek bahkan cepat habis guna menunjang kelancaran proses administrasi perusahaan. Untuk mengetahui apa saja perlengkapan kantor yang wajib disediakan perusahaan, cek list-nya berikut!
Baca Juga : 8 Jenis Alat Tulis Kantor, Harus Tersedia Selama WFH!
Daftar Peralatan Kantor
Jika anda mengadakan persediaan peralatan kantor untuk perusahaan, ada beberapa daftar perlengkapan kantor yang tidak boleh dilewatkan berikut :
1. Perangkat Komputer
Perangkat komputer adalah salah satu perlengkapan kantor terpenting, yang biasanya terdiri atas CPU, monitor dan perangkat mouse, keyboard maupun perangkat output. Fungsi dari perangkat komputer adalah untuk membantu aktivitas utama kantor, diantaranya menginput transaksi, membuat laporan, editing gambar/video, penjadwalan dan pencatatan apapun.
Biasanya perangkat komputer untuk kantor saat ini memakai LCD untuk layar outputnya. Sehingga tampilannya lebih simpel dan tipis. Pada perusahaan tertentu, mungkin sudah menyediakan laptop untuk karyawannya.
2. Kursi dan Meja Kantor
Peralatan kantor yang paling penting adalah kursi maupun meja kantor. Biasanya di atas meja ada file-file untuk pekerjaan, perangkat komputer hingga peralatan karyawan. Selain itu, untuk memberikan kenyamanan kepada para karyawannya, kursi dan meja kantor dirancang sedemikian rupa.
3. Paper Shredder
Paper shredder atau mesin untuk penghancur kertas, sesuai namanya berfungsi menghancurkan kertas ke dalam potongan kecil. Hal ini bertujuan demi keamanan dokumen penting yang dimiliki perusahaan.
Karena jika kertas tersebut tidak dihancurkan maka khawatir kertas akan berceceran, sehingga dokumen yang sifatnya rahasia bisa saja tersebar ke pihak tertentu yang tak bertanggung jawab. Oleh sebab itu, alat ini sangat penting untuk menghancurkan dokumen kantor yang sudah tidak diperlukan.
4. Scanner dan Printer
Peralatan kantor yang tidak kalah penting lainnya adalah scanner dan printer. Scanner merupakan alat untuk mengkonversi file berbentuk hardcopy ke dalam softcopy berbentuk file pada komputer. Sementara itu, printer berfungsi untuk mencetak dokumen dalam bentuk hardcopy dari yang awalnya berbentuk softcopy.
Ada beberapa macam printer, yang memiliki fungsi untuk dijual atau digabungkan pada satu alat. Akan tetapi, biasanya kedua jenis mesin ini dijual secara terpisah dari printer.
5. Mesin Fotokopi
Peralatan kantor lainnya adalah mesin fotokopi, yang dipakai untuk menduplikasi dokumen yang ada di dalam kertas atau hard copy. Alat yang satu ini sangat penting agar karyawan bisa bekerja lebih cepat, khususnya untuk melakukan duplikasi berbagai macam file laporan.
6. LCD Proyektor
LCD Proyektor biasanya dipakai untuk memperbesar resolusi ukuran layar pada komputer. Biasanya, alat ini dipakai ketika melakukan presentasi saat berlangsungnya rapat. Baik itu rapat bersama antar tim, klien, maupun petinggi perusahaan.
7. Router
Router adalah salah satu perangkat dalam jaringan PC yang fungsinya untuk menghubungkan jaringan, dapat menghubungkan antar jaringan hingga jaringan yang serupa.
Kantor atau perusahaan biasanya terdiri atas beberapa lantai, yang setiap lantainya mempunyai jaringan tersendiri agar saling terhubung antar jaringan yang ada di setiap lantai. Dari sinilah router berfungsi.
Jika tanpa memakai bantuan router, maka perkantoran tidak akan dapat saling berkirim data maupun berkomunikasi. Sementara prosesnya sendiri dinamakan routing.
8. Kalkulator
Untuk urusan hitung menghitung di kantor, maka diperlukan sebuah peralatan yang disebut kalkulator. Alat yang satu ini sangat penting untuk bekerja, terutama bagi anda yang bekerja di bagian keuangan.
Melalui kalkulator, maka perhitungan berbagai macam data yang sederhana bisa dilakukan dengan mudah. Sehingga, hasilnya lebih akurat dan dapat dipertanggungjawabkan dibandingkan menghitung memakai kertas secara manual.
Tapi sebenarnya, tugas hitung menghitung juga tersedia dalam formula Excel di komputer. Meskipun demikian, tidak ada salahnya menyediakan kalkulator sebagai cadangan jika sewaktu-waktu diperlukan.
9. Filing Cabinet
Filing cabinet termasuk peralatan kantor untuk menyimpan arsip data. Perlengkapan kantor ini berupa lemari yang dilengkapi oleh laci-laci dengan kotak berukuran besar dan tersusun secara vertikal. Biasanya dipakai untuk mengelompokkan dokumen dan brarang-barang.
Biasanya filing cabinet ini terbuat dari material besi yang bisa dikunci, jadi sangat kuat tidak gampang terserang rayap.
10. Mesin Absensi
Biasanya untuk kantor yang masih menggunakan sistem pencatatan kehadiran karyawan dengan mesin absensi, maka sudah pasti dibutuhkan mesin absensi. Dengan adanya mesin absensi, mempermudah HRD untuk merekap kehadiran dari karyawan.
11. Microfon
Alat ini sangat dibutuhkan di lingkungan kantor, dan biasanya digunakan untuk menunjang aktivitas seperti rapat, atau kegiatan yang bersifat massal. Dengan menggunakan microfon, maka host bisa menyampaikan materi rapat ke semua peserta atau audiens dengan suara yang jelas.
Microfon tentunya harus di lengkapi dengan perangkat sound system, semakin besar sound system maka suara yang dihasilkan melalui microfon bisa terdengar lebih kencang.
12. Flashdisk
Fungsi dari Flashdisk yaitu untuk menyimpan berbagai macam data yang sedang digunakan di kantor. Flashdisk merupakan penyimpanan portable yang bisa dipindahkan dari perangkat satu ke perangkat lainnya. Dengan begitu, untuk saling berbagi data antar perangkat bisa lebih mudah dilakukan.
Karena flashdisk sangat dibutuhkan di lingkungan kantor, tentu saja kantor harus mempersiapkan beberapa flashdisk untuk mempermudah transfer data yang digunakan oleh banyak karyawan di lingkungan kantor.
Kapasitas flashdisk bermacam-macam, ada yang puluhan mega byte, ratusan mega byte, hingga dalam jumlah giga byte. Saran bagi kantor yang cukup besar dengan jumlah karyawan yang banyak dan dibagi kedalam beberapa divisi, lebih baik pergunakan flashdisk dalam ukuran giga byte setidaknya minimal 1 buah per divisi.
13. Webcam
Gunakan webcam untuk memantau segala macam aktivitas kerja di lingkungan kantor. Fungsi dari webcam selain untuk memantau aktivitas kerja, juga sebagai salah satu upaya meminimalisir tindak kejahatan yang mungkin saja terjadi.
Jumlah webcam yang harus dimiliki di lingkungan kantor tidak bisa ditentukan begitu saja, yang paling utama penempatan webcam yaitu berdasarkan dari letak strategisnya. Apabila dalam 1 lingkungan kantor memiliki 3 bagian/ruangan yang strategis, lebih baik optimalkan pengawasan dengan memasang 3 buah webcam di lokasi tersebut.
14. Lemari Arsip
Fungsinya hampir sama seperti filling cabinet, namun untuk lemari arsip lebih ke penyimpanan dalam bentuk rak tanpa ada penutupnya sama sekali. Tata lemari arsip ini sedemikian rupa di salah satu sudut ruangan kantor untuk mempermudah penyimpanan arsip dan mengambil arsip.
Agar tertata dengan rapih, bisa menambahkan ciri khusus berdasarkan kategori dari arsip-arsip yang disimpan pada lemari arsip tersebut. Misalnya disusun khusus arsip kepegawaian, khusus arsip gaji, atau yang lainnya disesuaikan berdasarkan kebutuhan.
15. Sofa Kantor
Jangan lupakan peralatan kantor yang satu ini, pengadaan sofa kantor dikhususkan untuk menerima tamu ketika berkunjung ke kantor. Siapkan ruangan khusus agar sofa kantor bisa disimpan dengan rapi dan dapat membuat nyaman tamu yang datang.
Baca Juga : 4 Cara Agar Gaji Tidak Hanya Numpang Lewat
Itulah 15 peralatan kantor yang wajib dipersiapkan oleh perusahaan untuk menunjang pekerjaan para karyawan agar dapat bekerja lebih baik dan lebih produktif lagi.
Beli Peralatan Kantor dengan Cashbac
Saat ini adalah saat yang sangat tepat untuk membeli peralatan kantor, karena ada promo E-Voucher dari Cashbac yang berlaku di seluruh outlet Ace Hardware, Ace Express, Informa, Selma, dan Toys Kingdom yang terdaftar pada aplikasi Cashbac!
Kamu bisa lebih berhemat karena ada E-Voucher Kawan Lama Group dari Cashbac. Kini membeli E-Voucher Cashbac juga lebih mudah lho karena kamu juga bisa beli via WhatsApp lho. Untuk caranya, kamu bisa CEK DISINI.
Oh iya, E-Voucher ini juga bisa digunakan di semua merchant group Kawan Lama lainnya seperti Bico Fit, Pendopo, Pet Kingdom, Ataru, Travelink, Home Galleria, DR. KONG, Susen, Chatime, Cupbop, dan Gindaco. Jadi, makin untung kan beli E-Vouchernya karena bisa digunakan di banyak tempat.
Buruan yuk diserbu E-Voucher Kawan Lamanya, karena jumlahnya sangat terbatas!
 |
 |
